पेशेवर संचार: प्रक्रिया संगठन के साधन, कार्य, सिद्धांत

2024 लेखक: Miguel Ramacey | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 06:20

व्यावसायिक संचार एक कंपनी में लोगों को एक दूसरे के साथ प्रभावी ढंग से संवाद करने में सक्षम बनाने के लिए आवश्यक है। संपूर्ण उद्यम के काम की गति सीधे तौर पर इस बात पर निर्भर करती है कि सूचना का हस्तांतरण कितनी जल्दी और सुलभ होगा।

पेशेवर संचार सबसे प्रभावी निर्णय लेने और उन्हें टीम तक पहुंचाने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। यदि वे खराब रूप से स्थापित हैं, तो इससे नकारात्मक परिणाम होने का खतरा है, जो चुने हुए निर्णयों में त्रुटियों में, कर्मचारियों और प्रबंधक के बीच गलतफहमी के उद्भव के साथ-साथ पारस्परिक संबंधों के बिगड़ने में व्यक्त किया जा सकता है।

अवधारणा की परिभाषा

व्यावसायिक संचार आधिकारिक संबंधों के दायरे में किए गए इंटरैक्शन हैं। उनका मुख्य लक्ष्य इच्छित परिणाम प्राप्त करना, निर्धारित कार्यों को हल करना, साथ ही कुछ गतिविधियों का अनुकूलन करना है। उसी समय, व्यावसायिक संचार में प्रत्येक प्रतिभागीबॉस, अधीनस्थ, सहकर्मी या साथी होने के नाते उसकी अपनी हैसियत है।

उन मामलों में जब कैरियर की सीढ़ी के विभिन्न स्तरों पर लोग (कलाकार और प्रबंधक) एक दूसरे के साथ संवाद करते हैं, हम अधीनस्थ संचार के बारे में बात कर सकते हैं। आखिर यहां संबंधों की उर्ध्वाधरता साफ नजर आती है। समान सहयोग के सिद्धांत पर आधारित बातचीत को लागू करते समय, हम क्षैतिज संचार के बारे में बात कर सकते हैं।

मुद्दे की प्रासंगिकता

पेशेवर संचार लोगों के लिए एक दैनिक अनुभव है। यह काम पर और स्कूलों, विश्वविद्यालयों और आधिकारिक संस्थानों में होता है। यह छात्रों और शिक्षकों, अधीनस्थों और मालिकों, प्रतिस्पर्धियों, भागीदारों और सहकर्मियों के बीच एक संचार है। उसके सामने लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए, प्रत्येक व्यक्ति को इस तरह के संचार के साधनों और सिद्धांतों से परिचित होना चाहिए, क्योंकि भागीदारों को एक ही भाषा (शाब्दिक और आलंकारिक दोनों) में संवाद करने की आवश्यकता होती है, एक सामान्य सामाजिक अनुभव होता है और एक दूसरे को समझते हैं।

व्यावसायिक संचार की बुनियादी शर्तों का अनुपालन

पेशेवर गतिविधि में संचार को यथासंभव प्रभावी कैसे बनाया जाए? इसके लिए कई शर्तों को पूरा करना होगा। सबसे पहले, संचार का एक स्पष्ट उद्देश्य होना चाहिए। साथ ही, इस प्रक्रिया में शामिल सभी व्यक्तियों का हित इसे प्राप्त करने में महत्वपूर्ण है। एक उदाहरण एक समझौते का निष्कर्ष है, संबंध स्थापित करना, घटनाओं का समन्वय करना, सहयोग के लिए सबसे अनुकूल परिस्थितियों का विकास करना आदि।

सभी के लिएपेशेवर और व्यावसायिक संचार में प्रतिभागियों को एक-दूसरे से संपर्क करने की ज़रूरत है, और व्यक्तिगत पसंद या नापसंद की परवाह किए बिना ऐसा करें। साथ ही, अधीनता, नौकरी की भूमिका, व्यावसायिक शिष्टाचार और औपचारिक प्रतिबंधों का पालन करना अनिवार्य है। बाद की अवधारणा का तात्पर्य न केवल विभिन्न प्रोटोकॉल, दिनचर्या और विनियमों के कार्यान्वयन से है, बल्कि अपनी भावनाओं की शक्ति को नियंत्रित करने और वार्ताकार का सम्मान करने की सामान्य आवश्यकता भी है।

इसके अलावा, व्यावसायिक गतिविधियों में व्यावसायिक संचार के सबसे प्रभावी कार्यान्वयन के लिए आवश्यक शर्तों में से एक इसकी प्रबंधनीयता है। कंपनी के प्रमुख, टीम के सामने आने वाले कार्यों को हल करने में सबसे अधिक रुचि रखने वाले व्यक्ति के रूप में, पहले ऐसे क्षण का ध्यान रखना चाहिए। उसके लिए यह महत्वपूर्ण है कि वह अपने कर्मचारियों को सर्वोत्तम समाधान खोजने के लिए प्रेरित करे, क्योंकि अन्यथा वे निष्क्रिय पर्यवेक्षक बने रहेंगे, कोई विचार प्रस्तुत नहीं करेंगे।

व्यापार संचार उपकरण

पेशेवर संचार एक व्यक्ति या लोगों के पूरे समूह की एक सार्थक इच्छा है जो एक कर्मचारी या पूरी टीम को कार्रवाई के लिए प्रेरित करे जो किसी तरह स्थिति को बदल सके या बातचीत को एक अलग दिशा में बदल सके।

योजना के क्रियान्वयन के लिए कई उपकरण उपलब्ध हैं। तो, व्यावसायिक संचार के साधनों में शामिल हैं:

1. नियमित मेल। व्यापारिक संचार के सभी साधनों में यह सबसे प्राचीन है। और इस संबंध में, पारंपरिक मेल में कई हैंकमियां। उनमें संदेश संचरण की कम गति, अक्षरों का अधिक जटिल डिज़ाइन (अन्य प्रकार के संचारों की तुलना में) आदि शामिल हैं। और यह इस तथ्य का उल्लेख नहीं है कि यह प्रणाली हमेशा उचित स्तर पर काम नहीं करती है। लेकिन नियमित मेल आज भी व्यावसायिक संचार के साधन के रूप में उपयोग किया जाता है। इसका मुख्य लाभ भागीदारों के बीच महत्वपूर्ण दस्तावेजों को स्थानांतरित करने का एक बहुत ही स्वीकार्य तरीका है। व्यावसायिक संबंधों में, टेलीग्राम के प्रसारण जैसी विधि का भी उपयोग किया जा सकता है। यह सेवा मेल द्वारा भी प्रदान की जाती है।
2. टेलीफोन कनेक्शन। यह व्यावसायिक संचार का एक बहुत ही कुशल साधन है। हालांकि, टेलीफोन वार्ता कानूनी रूप से बाध्यकारी नहीं है। अन्य माध्यमों का उपयोग करते समय व्यावसायिक संचार का उपयोग करते समय इस बिंदु को ध्यान में रखा जाना चाहिए।
3. ईमेल। व्यावसायिक संचार का यह अपेक्षाकृत नया माध्यम अच्छी तरह से योग्य लोकप्रियता प्राप्त करता है। इसके मुख्य लाभों में से एक मौखिक संचार के गुणों के साथ लिखित संचार (निश्चित पाठ) के रूप का संयोजन है, सूचना हस्तांतरण की गति और लगभग तात्कालिक प्रतिक्रिया प्राप्त करने की संभावना के रूप में। ऐसे गुण ई-मेल को अनौपचारिक प्रकृति के संदेशों के प्रसारण के लिए उपयोग किए जाने वाले मुख्य साधनों में से एक बनाते हैं।
4. फैक्स. एक विशेष उपकरण का उपयोग करके, आप किसी भी दस्तावेज़ की एक प्रति अपने साथी को बहुत जल्दी स्थानांतरित कर सकते हैं। गति प्रतिकृति संचार का निस्संदेह लाभ है। हालांकि, इस तरह से प्रेषित दस्तावेजों में कानूनी बल नहीं है, क्योंकि उनके पास नहीं हैमूल हस्ताक्षर और मुहर। इसीलिए, ज्यादातर मामलों में, संचार के साधन के रूप में फैक्स का उपयोग केवल दस्तावेजों के त्वरित प्रसारण के लिए किया जाता है। उन्हें निष्पादन के लिए तभी स्वीकार किया जा सकता है जब मूल उनके बाद नियमित डाक द्वारा भेजे जाते हैं। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि फैक्स द्वारा "आधिकारिक उपयोग के लिए" या "गोपनीय" चिह्नित दस्तावेजों को भेजना मना है।

व्यापार संचार

मौखिक संपर्क हमेशा पेशेवर संचार के केंद्र में रहा है। यह उन लोगों के बीच किया जाता है जो मामले के हितों से जुड़े हुए हैं, और जो समस्याएं उत्पन्न हुई हैं उन्हें हल करने और साझेदारी स्थापित करने के लिए आवश्यक शक्तियां भी हैं।

इस तरह की बातचीत पेशेवर संचार का एक साधन है, जिसमें टेलीफोन संचार और लिखित सूचनाओं के आदान-प्रदान के सभी फायदे शामिल हैं। तथ्य यह है कि व्यावसायिक संचार:

• निकट संपर्क की स्थितियों में किया जाता है, जब केवल एक वार्ताकार या लोगों के एक छोटे समूह पर ध्यान केंद्रित करना संभव हो;
• ऐसी परिस्थितियाँ बनाता है जिनके तहत व्यक्तिगत संबंध स्थापित किए जा सकते हैं;
• सीधे संपर्क का मतलब है।

व्यावसायिक बातचीत मुख्य रूप से मौखिक भाषण को संदर्भित करती है। और यह, लिखित रूप की तुलना में, कई महत्वपूर्ण अंतर हैं। इस तरह की बातचीत के दौरान, वार्ताकार या लोगों के समूह को सीधे प्रभावित करना संभव हो जाता है। इस मामले में, इशारों और चेहरे के भाव, इंटोनेशन आदि का उपयोग किया जाता है। अलावा,आमने-सामने संचार पूर्व-सोच के लिए समय नहीं छोड़ता है। यही कारण है कि संचार के अनौपचारिक रूपों का अक्सर व्यावसायिक बातचीत में उपयोग किया जाता है, साथ ही साथ कुछ शैलीगत और व्याकरणिक विशेषताएं भी।

पेशेवर संचार के आधार के रूप में उपयोग किया जाता है, व्यावसायिक बातचीत मुख्य रूप से विचार के तार्किक निर्माण से अलग होती है। मौजूदा अभ्यास के आधार पर, यह तर्क दिया जा सकता है कि व्यापारिक लोग जो निर्णयों और अवधारणाओं का उपयोग करने में उत्कृष्ट हैं, जो आश्वस्त रूप से साबित करने और सही निष्कर्ष निकालने में सक्षम हैं, उन व्यापारिक लोगों की तुलना में बहुत तेजी से सफल होते हैं जिनके पास ये कौशल नहीं हैं।

पेशेवर बातचीत की अपनी मनोवैज्ञानिक संस्कृति होती है। यह वार्ताकारों की दूसरों पर एक अच्छा प्रभाव बनाने, बैठक का एक दोस्ताना माहौल बनाने, विशेष तकनीकों को लागू करने, गलत सवालों से बचाने, अपने विरोधियों को अंत तक सुनने और यदि आवश्यक हो, तो उनके तर्कों का खंडन करने की क्षमता में निहित है, एक का उपयोग करें तकनीक जो संघर्ष-मुक्त संचार की अनुमति देती है।

अंतरसांस्कृतिक संबंध

आज, विश्व तेजी से वैश्वीकरण की प्रक्रिया को अपना रहा है। यही कारण है कि इंटरकल्चरल प्रोफेशनल कम्युनिकेशन सामने आता है। इसके क्रियान्वयन के लिए ऐसे विशेषज्ञों की आवश्यकता होती है जो केवल विदेशी भाषा ही नहीं जानते हों। उन्हें व्यावसायिक संचार के मामले में इसमें महारत हासिल करने की आवश्यकता है।

अक्सर ऐसे व्यावसायिक संचार अंग्रेजी में होते हैं। यह संचार का मुख्य साधन हैअंतरराज्यीय स्तर।

पेशेवर संचार के क्षेत्र में अंग्रेजी सामान्य रूप से अंग्रेजी भाषा का एक आधुनिक और सरलीकृत संस्करण है। यह मानक क्लिच वाक्यांशों के साथ-साथ सभी प्रकार के पैटर्न की उपस्थिति की विशेषता है। एक विशेषज्ञ को उन्हें जानने और कुछ स्थितियों में उनका उपयोग करने में सक्षम होने की आवश्यकता है।

यदि किसी व्यवसायी द्वारा किसी दुभाषिया को व्यावसायिक बैठक में आमंत्रित किया जाता है, तो पेशेवर संचार में ऐसा विशेषज्ञ केवल अपने जीवन के अनुभव और अपने मूल सांस्कृतिक वातावरण में स्वीकार किए गए व्यवहार से आगे नहीं बढ़ेगा। अन्य लोगों के व्यवहार की ख़ासियत को ध्यान में रखते हुए बातचीत में गलतफहमी, गलतियों और समस्याओं से बचने में मदद मिलेगी।

इंटरकल्चरल प्रोफेशनल कम्युनिकेशन में, किसी विशेष समाज में स्वीकृत संबंधों के पारस्परिक मानदंडों को जानना आवश्यक है। अर्थात् - संचार की गैर-मौखिक और मौखिक भाषाएँ। उनमें से पहले में विभिन्न शब्दहीन संकेत शामिल हैं जो संचार प्रतिभागी एक दूसरे को भेजते हैं। वे अक्सर अनजाने में ऐसा करते हैं। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि एक इंटरकल्चरल प्रकृति के व्यावसायिक संचार में गैर-मौखिक और मौखिक भाषाओं का ज्ञान एक सफल बैठक की कुंजी है। एक विशेषज्ञ को किसी विशेष व्यक्ति द्वारा अपनाए गए भाषण के समय, उच्चारण की मात्रा, स्वर, चेहरे के भाव, मुद्रा आदि के बारे में पता होना चाहिए। बातचीत के दौरान उनके उपयोग के मानदंडों में कुछ अंतर हो सकते हैं। एक प्रमुख उदाहरण पारंपरिक अमेरिकी मुस्कान है। रूस में, इसे कपटी और कृत्रिम माना जाता है। अमेरिकियोंइसके विपरीत, वे मानते हैं कि रूसी बहुत उदास, कठोर और गंभीर हैं।

विशेषज्ञों का प्रशिक्षण

अंतरराज्यीय व्यापार संचार की समस्याओं का समाधान कैसे किया जाता है? सफल वार्ता के लिए पेशेवर संचार के क्षेत्र में एक उच्च योग्य अनुवादक की उपस्थिति की आवश्यकता होती है, जिसके पास विशिष्ट और सामान्य सांस्कृतिक ज्ञान दोनों हो। रूसी विश्वविद्यालय ऐसे विशेषज्ञों को प्रशिक्षण दे रहे हैं।

साथ ही, "पेशेवर संचार के क्षेत्र में अनुवादक" नामक कार्यक्रम का सक्रिय रूप से उपयोग किया जाता है। यह आज के व्यापार और सांस्कृतिक आदान-प्रदान में प्रभावी ढंग से संवाद करने का कौशल प्रदान करता है।

मुख्य कार्य

पेशेवर संचार की विशेषताओं में इसकी बल्कि जटिल प्रणाली है। इसमें न केवल एक विशिष्ट संगठन, बल्कि बाहरी वातावरण को भी शामिल करते हुए कई स्तर होते हैं। पेशेवर संचार के मुख्य कार्यों पर विचार करें।

1. सूचनात्मक। व्यावसायिक संचार को एक निश्चित मध्यस्थ की भूमिका निभाने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इसकी मदद से कर्मचारियों के बीच विचारों, निर्णयों और संदेशों का आदान-प्रदान होता है। संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करने के साथ-साथ इस प्रक्रिया के दौरान उत्पन्न होने वाली समस्याओं को समाप्त करने के लिए व्यावसायिक संचार का सूचना कार्य आवश्यक है।
2. मोटिवेशनल। व्यावसायिक संचार कर्मचारियों को अपने कार्यों को बेहतर ढंग से करने की इच्छा में योगदान देता है। यह प्रेरक कार्य है।व्यावसायिक संचार। इस मामले में, नेता आदेश, अनुनय, सुझाव और अनुरोध जैसे साधनों का उपयोग करता है।
3. नियंत्रण। पदानुक्रमित अधीनता का उपयोग करते हुए, यह फ़ंक्शन कंपनी के कर्मचारियों के व्यवहार की निगरानी के लिए डिज़ाइन किया गया है।
4. अभिव्यंजक। इस समारोह की मदद से, पेशेवर संचार जो हो रहा है उसके बारे में अनुभवों और भावनाओं की अभिव्यक्ति के माध्यम से सामाजिक आवश्यकताओं की संतुष्टि में योगदान देता है।
5. संचारी। यह फीचर बेहद खास है। इसकी मदद से, व्यावसायिक संचार में उत्पन्न होने वाली विशिष्ट गलतियों और समस्याओं की पहचान की जाती है और उनका समाधान किया जाता है, और इष्टतम व्यवहार के सिद्धांत तैयार किए जाते हैं।

पेशेवर संचार के कार्यों को समग्र रूप से कंपनी के जीवन को सुनिश्चित करने के दृष्टिकोण से भी माना जा सकता है। इस मामले में, निम्नलिखित होता है:

1. नियामक समारोह। संचार करते समय, कर्मचारी पर अप्रत्यक्ष या प्रत्यक्ष प्रभाव पड़ता है, जो प्रबंधन का उद्देश्य है। ऐसा कार्य टीम में संयुक्त कार्यों के संगठन में योगदान देता है, टीम द्वारा किए गए सभी कार्यों के प्रमुख द्वारा समन्वय और अनुकूलन।
2. सामाजिक नियंत्रण समारोह। संगठन की समस्याओं को हल करने के किसी भी तरीके, साथ ही इसके रूपों और काम के सिद्धांतों का एक स्पष्ट मानक चरित्र है। इन सभी प्रावधानों का विनियमन, जो प्रमुख के निर्देशों और आदेशों में है, संस्था के संगठन और अखंडता को सुनिश्चित करने में मदद करता है, साथ ही टीम के प्रत्येक सदस्य के संयुक्त कार्यों की निरंतरता सुनिश्चित करता है। इस दिशा को बनाए रखने के लिए औरअपने सामाजिक नियंत्रण पेशेवर संचार का प्रयोग करें।
3. समाजीकरण समारोह। यह किसी भी नेता के मुख्य कार्यों में से एक है। यह फ़ंक्शन युवा कर्मचारियों को संयुक्त गतिविधियों में शामिल होने की अनुमति देता है, जो संचार कौशल और क्षमताओं में महारत हासिल करना शुरू करते हैं, संचार की स्थिति में नेविगेट करना सीखते हैं, बोलते और सुनते हैं। यह सब न केवल पारस्परिक अनुकूलन के उद्देश्य से, बल्कि व्यावसायिक गतिविधियों के कार्यान्वयन के लिए भी बहुत महत्वपूर्ण है। साथ ही, युवा अन्य कर्मचारियों के प्रति एक सहिष्णु, रुचि और परोपकारी रवैया और सामूहिक कार्य को पूरा करने के लिए कार्य करने की क्षमता प्राप्त करते हैं।
4. सामाजिक-शैक्षणिक। पेशेवर संचार की प्रक्रिया में, व्यावहारिक अनुभव को स्थानांतरित करते हुए कर्मचारी के व्यक्तित्व के प्रशिक्षण, शिक्षा और विकास की प्रक्रिया होती है। संयुक्त गतिविधियों के दौरान दिखाई देने वाले व्यवस्थित संपर्कों के लिए धन्यवाद, संचार में सभी प्रतिभागी अपने बारे में और भागीदारों के बारे में ज्ञान प्राप्त करते हैं, साथ ही टीम के सामने आने वाले कार्यों को हल करने के सर्वोत्तम विकल्पों के बारे में भी। व्यावहारिक कौशल में महारत हासिल करना कभी-कभी कुछ कर्मचारियों के लिए लापता पेशेवर ज्ञान के लिए संभावित मुआवजा बन जाता है। और यह संचार के सामाजिक-शैक्षणिक कार्य द्वारा सुनिश्चित किया जाता है।

दिशानिर्देश

पेशेवर संचार इस पर आधारित हैं:

1. पारस्परिकता। इस तरह के संचार को बहुमुखी प्रतिभा, लोगों के बीच बातचीत के खुलेपन की विशेषता है। यह सिद्धांत एक दूसरे में व्यक्तिगत रुचि पर आधारित है। और इसके बावजूदवह संचार व्यवसाय उन्मुख है। इस तरह के संचार में अनिवार्य रूप से पारस्परिक संपर्क की विशेषताएं होती हैं।
2. उद्देश्य। व्यावसायिक संचार का यह सिद्धांत बहुउद्देश्यीय है, क्योंकि व्यावसायिक संचार की प्रक्रिया, इच्छित सूचना भार के साथ, एक अंतर्निहित लक्ष्य भी रखती है। उदाहरण के लिए, एक नेता, टीम को उसके पास मौजूद सांख्यिकीय डेटा के बारे में सूचित करते हुए, गतिविधि के किसी विशेष क्षेत्र के समस्याग्रस्त पहलुओं को इंगित करना चाहता है। साथ ही, सबसे अधिक संभावना है, अचेतन स्तर पर, वह अपनी वाक्पटुता, विद्वता और बुद्धि को प्रस्तुत करने वालों को प्रदर्शित करना चाहता है।
3. निरंतरता। यह पेशेवर संचार के सिद्धांतों में से एक है। यह इस तथ्य में निहित है कि, हमारे व्यापार भागीदार के दृष्टिकोण के क्षेत्र में, हम उसके साथ निरंतर संपर्क के आरंभकर्ता बन जाते हैं। इसी समय, संचार न केवल मौखिक स्तर पर होता है। पार्टनर को लगातार व्यवहार संबंधी संदेश मिलते हैं जिससे वह उचित निष्कर्ष निकाल सकता है।
4. बहुआयामी। व्यावसायिक संचार के दौरान, पारस्परिक संबंधों के कम से कम दो पहलुओं का एहसास होता है। इनमें से पहला व्यावसायिक जानकारी का हस्तांतरण और बनाए गए संपर्क का रखरखाव है। दूसरा साथी के प्रति भावनात्मक रवैये का अनुवाद है (यह सकारात्मक और नकारात्मक हो सकता है)।

पेशेवर संचार नैतिकता

व्यावसायिक संचार में प्रतिभागियों में से प्रत्येक के पास होना चाहिए:

1. ईमानदारी। इस तरह के चरित्र लक्षण वाले लोग छल-कपट और छल-कपट से दूर रहते हैं। हालांकि, यहां तक किजो लोग ईमानदारी को व्यावसायिक व्यवहार का एक अनिवार्य मानक मानते हैं, उन्हें कभी-कभी झूठ बोलना पड़ता है। इस मामले में, लोगों को उन विकल्पों के बीच चुनाव करना पड़ता है जो उन्हें संतुष्ट नहीं करते हैं। हालांकि, सच हमेशा कहा जाना चाहिए। दो बुराइयों में से कम को चुनने पर ही झूठ बोलना उचित है, जब परिस्थितियों की आवश्यकता हो।
2. ईमानदारी। किसी व्यक्ति में निहित यह विशेषता उसके कार्यों और विश्वासों की एकता में अभिव्यक्ति पाती है। सभ्य व्यवहार दोहरेपन और पाखंड के ठीक विपरीत है। ऐसा व्यक्ति हमेशा वही करेगा जो उसने वादा किया था। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी निश्चित रूप से अपने सहयोगी को नौकरी के असाइनमेंट के प्रदर्शन में मदद करेगा। यह तब भी होगा जब उसके लिए ऐसा करना इतना आसान नहीं होगा, लेकिन उसने एक वादा किया था।
3. न्याय। यह चरित्र लक्षण अन्य लोगों और उनके कार्यों का आकलन करने में पूर्वाग्रह और निष्पक्षता की अनुपस्थिति को दर्शाता है।
4. जिम्मेदारी। व्यावसायिक संबंधों में एक भागीदार की यह विशेषता प्रकट होती है कि वह अपने शब्दों के लिए किस हद तक जिम्मेदार है, नैतिक मानकों का पालन करता है और अपने दायित्वों को पूरा करता है।